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服务指南

会议室使用管理暂行办法

营养与健康系会议室是我单位重要的学术文化交流场所。为更好地支持本单位开展科学研究、人才培养和社会服务,保障会议室的有序管理和正常使用,根据相关规定,结合本单位实际情况,特制订会议室使用管理办法如下:

一、管理权限

营养与健康系行政办公室负责场地的日常使用审批、协调安排;场地内相关电子设备的升级更新与技术维护。

二、使用范围

会议室主要用于承办本单位举行的学术报告、重要讲座、中大型会议、教育培训、典礼仪式、展览演示和其他重大活动,杜绝娱乐类活动;本单位在职教工主办或承办的学术报告、会议、培训、展演等活动可以申请借用会议室相关场地。

其中,第一会议室优先用于保障系内重要活动,其他常规学术活动、会议等建议选用其他会议室。

三、使用对象

本单位会议室面向持有有效证件的营养与健康系在职教工;外单位原则上不予借用。

四、使用流程与要求

1、营养与健康系会议室的使用实行预约登记制度。在职教工使用应至少提前1个工作日通过线上(微信公众号或农大办事大厅)确认会议室是否可用,并进行预约,行政办公室将通过线上审批。

2、按照预约时间,展示“会议预约”系统中审批通过的页面,请物业办公室开门。

3、按照“谁使用,谁负责”的原则,使用者需自行安排会务。未经主管领导同意,不得在会议室内私自张贴海报、横幅、标语及广告等,禁止任何广告及商业活动。

4、使用者对活动安全和活动内容负责,要认真落实各项安全措施,对参与人员进行使用须知和安全教育,切实维护好正常的活动秩序,并配合营养与健康系行政办公室做好相关管理工作。

5、不得擅自改变会议室布局、移动场内设施,如有需求请联系营养与健康系行政办公室协助处理;严禁在场地内使用明火、吸烟、私接电路,如经发现立即取消场地使用资格,并视造成的后果追究当事人及负责人的责任。

6、使用完毕后,请将会议室整理复位(包括卫生、座椅、投影设备等),使用人应与营养与健康系行政办公室进行交接,完成设备验收与场地验收。如造成损坏、丢失或安全事故,由使用方照价赔偿并承担一切责任。

7、使用者须按照已审批的时间段开展相关活动,相应与会人员未经允许请勿进入非预约会议室。如因故取消或变更活动安排,请及时线上取消预约,以便安排其它事项。

8、有下列情况的使用部门,营养与健康系有权暂停其申请会议室使用的资格:

(1)实际活动内容与登记表上所填内容不一致的;

(2)损坏场地内物品不如实上报的;

(3)未经登记,私自使用会议室的。 

五、本办法由营养与健康系负责解释,自公布之日起施行。



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